Regelbundna kontroller, analyser och rapporter – säkra er regelefterlevnad och fånga kostsamma fel

I denna artikelserie i fyra delar går vi igenom de huvudsakliga momenten i en effektiv leverantörshantering – från utvärdering och upplägg till utbetalning och löpande uppföljning. I denna tredje del kommer vi fokusera på de regelbundna kontroller, analyser och rapporter som er verksamhet kan addera för att säkra regelefterlevnad och stärka den interna kontrollen. 

I de första två delarna har vi avhandlat de initiala kontroller som bör göras i leverantörsutvärderingen och även de löpande kontroller som bör finnas på plats över tid. Kan det då rimligen finnas ytterligare kontroller att göra? Ja, faktiskt. Det handlar dock om en annan typ av kontroll som istället görs med återkommande intervall, snarare än löpande i verksamheten.  

Fördelen med att arbeta med ett systemstöd för sin hantering av betalningar och leverantörer är att man kan automatisera även andra moment som behöver göras under verksamhetsåret. Detta inkluderar både lagstadgad rapportering och kvalitetsarbete för att minska kostnaderna och riskerna i verksamheten. Nedan har vi listat några av de kontroller, analyser och rapporter som många av våra kunder nyttjar med regelbundna intervall. 

Bisysslakontroll

En bisysslakontroll innebär att ni säkerställer att ingen av era anställda har otillåtna sidoaktiviteter hos någon av era leverantörer. Utöver att fånga otillåtna sidoaktiviteter så hjälper det även er organisationer att identifiera potentiella intressekonflikter och förhöjda risker kopplade till era anställda och leverantörer. Kontrollen säkerställa att interna riktlinjer följs, samtidigt som risken för bedrägerier och oegentligheter minskar. Läs mer här 

Momsanalys

En momsanalys innebär en genomgång av er organisations historiska momshantering. Genom analysen identifieras felaktigheter, avvikelser och möjligheter till återföring av kapital. Syftet med analysen är att säkerställa korrekt hantering av ingående moms, minska risken för felrapportering och effektivisera den interna kontrollen. När vi hjälper våra kunder med momsanalys så tar vi bara betalt genom provision på det återförda kapitalt. Det är alltså en helt riskfri investering som kan leda till både en resultatförbättring och förbättrade rutiner för momshantering. Läs mer här 

Rapportering av betalningstider till Bolagsverket

Sedan 2022 är större svenska företag skyldiga att rapportera sina betalningstider till Bolagsverket. Kravet gäller företag med fler än 249 anställda och syftar till att skapa större transparens samt motverka långa betalningstider mot mindre leverantörer. Företagen ska bland annat rapportera genomsnittlig avtalad betalningstid, faktisk betalningstid och andelen sena betalningar. Genom vår plattform kan vi hjälpa våra kunder att ta fram denna rapport automatiskt. En mindre sak att lägga tid och energi på helt enkelt. Läs mer här

Registervård

Fungerande registervård är en förutsättning för att kunna underhålla en bra internkontroll. Genom att säkerställa att er verksamhet har ett uppdaterat leverantörsregister så kan ni minska risken för felaktiga betalningar, dubbletter och bedrägerier. En väl fungerande registervård innebär bland annat att gamla eller felaktiga uppgifter rensas bort, kontaktinformation uppdateras och att leverantörer kontrolleras mot bluff- och sanktionslistor. Vi erbjuder en leverantörstvätt som hjälper våra kunder att underhålla ett mer korrekt och tillförlitligt registerunderlag, vilket förbättrar både analysarbete och minskar risken i den löpande ekonomiadministrationen. Läs mer här

Läs även del 1 och 2 i denna serie och håll utkik efter kommande artiklar om effektiv leverantörshantering: 

Del 1: Leverantörsutvärdering – välj rätt leverantör och undvik oseriösa aktörer 

Del 2: Löpande leverantörskontroller – fånga risker och arbeta proaktivt med leverantörer 

Del 4: Interna processer – inbyggd spårbarhet och stärkt leverantörskännedom