Löpande leverantörskontroller – fånga risker och arbeta proaktivt med leverantörer
I denna artikelserie i fyra delar går vi igenom de huvudsakliga momenten i en effektiv leverantörshantering – från utvärdering och upplägg till utbetalning och löpande uppföljning. I denna andra del kommer vi fokusera på löpande kontroller och hur verksamheter kan öka sin leverantörskännedom utan att behöva tillföra ytterligare resurser.
De flesta verksamheter gör någon typ av kontroll av nya leverantörer men förvånansvärt ofta är det där det stannar. När leverantören väl är upplagd så är det lätt att man inte har någon löpande kontroll av status på leverantören och kontroller som man gör blir ofta begränsade och utförda utan större struktur eller process. Detta utsätter verksamheten för en stor risk när man har dålig koll på sina leverantörer. Det är också en helt onödig risk att ta då det finns systemstöd där kontrollerna kan göras helt automatiskt.
Automatiska kontroller – anpassade efter verksamhetens behov
Olika leverantörer har olika betydelse för er verksamhet. Vissa leverantörer kan ersättas över en dag samtidigt som andra kan kräva månader, eller år, av arbete för att ersätta framgångsrikt. Detta styr givetvis också hur ni bör arbeta i relationen till dem och vilka kontroller som behövs. Olika kategorier av leverantörer behöver helt enkelt hanteras olika. Hur denna kategorisering bör se ut styrs av er verksamhet, men låt oss kolla på de två övergripande kategorierna “Ej kritiska leverantörer” och “Kritiska leverantörer”.
Ej kritiska leverantörer
Detta kommer vara en majoritet av era leverantörer, kanske inte mätt i inköpsvolym men i antal. Om vi då har kommit fram till att denna grupp av leverantörer inte är kritiska, kan vi då låta dessa vara? Nej inte helt. Er verksamhet kommer fortsatt ha mycket att vinna på att ha en grundläggande kontroll även för dessa leverantörer. Kontroll av F-skatt, som vi diskuterade i del 1, men även andra delar som bluff- och sanktionskontroller är fortsatt viktiga att ha på plats även för dessa leverantörer. Mindre bolag kan ofta byta ägare och tas över av oseriösa aktörer. Det är därför viktigt att ni vet vilka ni gör affärer med över tid. Mycket kan hända under åren som går efter det att ni lagt upp leverantören och gjort ert första köp.
Kritiska leverantörer
Detta kommer följaktligen vara en mindre andel av era leverantörer mätt i antal. De är dock viktiga för er möjlighet att leverera er tjänst eller produkt och det föreligger då en affärsrisk om något skulle hända som tvingar er att byta ut någon av dessa leverantörer. Här finns därför ett behov av kontroller som utvärderar hälsan och kvalitén på leverantören. Exempel på detta är kontroll mot kreditbetyg där ni säkerställer att leverantören ligger över den gräns som ni satt som gränsvärde internt. Ett kreditbetyg är ett mått som bedömer sannolikheten för att ett bolag ska gå i konkurs eller tvingas till en företagsrekonstruktion. En stor mängd aktuella data, tillsammans med historiska data, går in i beräkningen och det är därför ett effektivt sätt att tidigt fånga upp leverantörer som riskerar att hamna i finansiellt trångmål längre fram.
Löpande kontroll – vid varje betalning eller på daglig basis
Vi har slagit fast att det finns ett stort värde av löpande kontroller, både för kritiska och icke kritiska leverantörer. Hur ofta ska då dessa kontroller göras? För de leverantörer som inte bedöms vara kritiska är vår rekommendation att de görs innan varje ny betalning som går till leverantören. För de mer kritiska leverantörerna rekommenderar vi istället att man bevakar dessa och gör mer frekventa kontroller. Den exakta frekvensen skiljer mellan olika typer av kontroller men den absoluta majoriteten av kontrollerna görs då på daglig basis mot leverantören. Tillsammans med interna notifikation får man då, på ett smidigt sätt, kontroll över statusen hos alla sina kritiska leverantörer.
Spara pengar och minska risker – var proaktiv i relationen till era leverantörer
Genom att bevaka kritiska leverantörer kan man i ett tidigare skede agera på negativ information. Till exempel om en viktig leverantör skulle få ett försämrat kreditbetyg eller hamna på en sanktionslista. Det är då en stor fördel att kunna agera direkt istället för att hantera den negativa informationen i samband med nästa betalning som kanske sker veckor eller till och med månader senare. Med en bevakning kan man på så sätt minska risken i relation till sin leverantör och agera proaktivt. En varning på en leverantör betyder ju inte heller att det behöver leda till ett byta av leverantör. Det kan handla om att ta en dialog om leverantörens finansiella hälsa eller att reda ut skulder eller anmärkningar som leverantören fått och vad dessa faktiskt består av. Att kunna visa för sina leverantörer att man har koll kan ofta i sig gynna relationen och bidra till en förbättrad internkontroll och proaktivitet från deras sida.
I denna artikelserie fokuserar vi på hantering av leverantörer och vi kommer därför inte dyka djupare i övriga delar av transaktionsanalysen. Om ni är nyfikna på övriga kontroller i transaktionsanalysen och vinsterna med dessa så kan ni till exempel läsa vår artikel om dubbelbetalningar och dubbelfakturering.
Läs även del 1 i denna serie som handlar om leverantörsutvärdering och håll utkik efter kommande artiklar om effektiv leverantörshantering:
Del 1: Leverantörsutvärdering – välj rätt leverantör och undvik oseriösa aktörer
Del 3: Regelbundna kontroller, analyser och rapporter – säkra er regelefterlevnad och fånga kostsamma fel
Del 4: Interna processer – inbyggd spårbarhet och stärkt leverantörskännedom