Del 1: Leverantörsutvärdering – välj rätt leverantör och undvik oseriösa aktörer

I denna artikelserie i fyra delar går vi igenom de huvudsakliga momenten i en effektiv leverantörshantering – från utvärdering och upplägg till utbetalning och löpande uppföljning. I den första delen ska vi sätta tänderna i leverantörsutvärdering och hur verksamheter kan säkerställa att man på ett tidseffektivt sätt väljer ut de bästa leverantörerna och säkerställer att man inte gör affärer med oseriösa aktörer.  

Att välja rätt leverantörer är en av de mest kritiska delarna i en organisations inköps- och riskhanteringsprocess. En felaktig bedömning kan leda till ekonomiska förluster, bristande leveranssäkerhet, kvalitetsproblem och juridiska risker. Därför är en strukturerad och riskbaserad leverantörsutvärdering ett av de mest effektiva sätten att skapa trygghet i verksamhetens affärsrelationer. Första steget i en sådan process är en snabb och effektiv screening. Beroende på typen av leverantör kan det sedan finnas behov av fördjupade kontroller efter screeningen.  

Snabb och effektiv screening – första filtret mot oseriösa aktörer

Screeningen är det initiala och grundläggande steget som bör göras på alla leverantörer. Det kan kanske tyckas överflödigt att kontrollera leverantörerna för de allra minsta engångsinköpen men faktum är att fel hos dessa leverantörer kan bli kostsamma för er verksamhet. Saknas exempelvis f-skatt så finns det en risk att ni betalar för mycket vid köp av tjänster och ni kan även bli skyldiga att betala sociala avgifter på inköpen vid en skatterevision. Att alltid kolla att bolaget är registrerat för f-skatt, oavsett vad som står på fakturan, är ett bra skydd mot detta. Många oseriösa aktörer utnyttjar även organisationers bristande kontroller på små inköp. Att inte kontrollera dessa leverantörer och transaktioner utsätter då er organisation för en stor risk att betala felaktiga fakturor till oseriösa eller direkt kriminella aktörer. 

Om man implementerar en omfattande screening så kan det i många fall vara tillräckligt för att gå vidare och lägga upp en leverantör. Med ett bra systemstöd, såsom Betalkontroll, så kan man automatiskt göra de kontroller som behövs för att säkerställa att en leverantör är “hel och ren”. OECD:s riktlinjer för tillbörlig aktsamhet (due diligence) pekar på vikten av att ha en risk-baserad metodik. Det betyder att verksamheter på ett strukturerat sätt väljer ut de delar av leverantörskedjan som innebär störst risk. Detta med syftet att kunna koncentrera verksamhetens resurser mot just dessa risker.  

Behovsstyrd utvärdering – fördjupade kontroller där de gör nytta

Beroende på typen av inköp och leverantör så kan en omfattande screening som sagt vara tillräckligt för att lägga upp en leverantör. I många fall finns det dock behov av djupare kontroller. Många av dessa kontroller kan göras i system som Betalkontroll men en del av kontrollerna kräver andra verktyg och resurser. Nedan är exempel på vad som avgör vilka typer av fördjupade kontroller som kan vara aktuella för en specifik leverantörsutvärdering: 

• Köpets storlek och om det handlar om en återkommande leverantör eller ett engångsköp
• Produkten eller tjänstens komplexitet
• Leverantörens strategiska betydelse för verksamheten
• Riskfaktorer: Leverantörens bransch och land, tidigare erfarenheter av leverantören, etc.
• Insikter från initial screening → uppföljning på eventuella risker som framkommit

Samtliga punkter ovan kan styra omfattningen av de fördjupade kontrollerna man väljer att göra men också vilka kontroller som behövs. Visar till exempel screeningen att bolaget har ett skuldsaldo för A-mål så kan det vara på sin plats att ta en full kreditupplysning och även fråga bolaget om dessa skulder. Nedan är exempel på fördjupade kontroller som kan vara aktuella beroende på det specifika fallet:

• Fulla kreditupplysningar (i Betalkontroll)
• Ägarförhållanden och ägarförändringar (i Betalkontroll)
• Kontroll mot svensk rättsdatabas (i Betalkontroll)
• Uppförandekod för leverantörer (i Betalkontroll)
• Kontroll av nödvändiga processer, dokumentation och certifieringar (i Betalkontroll)
• Platsbesök hos leverantören 
• Referenstagning och sökningar på negativ media 
• Frågeformulär kopplat till hållbarhet och leveransförmåga
• Uppföljning på eventuella risker som framkommit i screening

Sammanfattning

Leverantörsutvärdering är långt mycket mer än ett administrativt moment – det är en av de viktigaste skyddsmekanismerna för att undvika oseriösa aktörer, säkerställa kvalitet och skapa långsiktigt hållbara affärsrelationer. Genom att kombinera: 

• snabb och effektiv screening, 
• riskbaserad utvärdering, 
• fördjupade kontroller och 
• en strukturerade process med uppföljning

kan er organisation fatta bättre beslut, minska risker och bygga ett leverantörsnätverk som faktiskt stärker verksamheten. 

Håll även utkik efter kommande artiklar i vår serie om effektiv leverantörshantering:

Del 2: Löpande leverantörskontroller – fånga risker och arbeta proaktivt med leverantörer 

Del 3: Regelbundna leverantörskontroller – säkra er regelefterlevnad och fånga kostsamma fel

Del 4: Interna processer – inbyggd spårbarhet och stärkt leverantörskännedom