Dubbelbetalning och dubbelfakturering – vad är skillnaden och varför missas de av ekonomisystemen?

Redan 2019 skrev vi en artikel om dubbelbetalningar och dubbelfakturering där vi gick igenom skillnaden mellan dessa och varför de så ofta missas av ekonomisystemen trots att det i de allra flesta fall finns inbyggda kontroller. Så vad har hänt sedan dess? Svaret på den frågan är: inte så mycket. Dubbelbetalningar och dubbelfakturering är fortsatt ett vanligt och kostsamt problem ute bland verksamheter – privata såväl som offentliga. Vi tycker därför att det är på sin plats med en uppdaterad artikel.

Vad är en dubbelbetalning?

En dubbelbetalning innebär att samma faktura hanteras och betalas två gånger. Det kan finnas många skäl till att detta sker och problemen blir mer omfattande ju större verksamheten är då det blir fler betalningar och fler enheter som hanterar betalningar internt. Så vilka är de vanligaste orsakerna till att det uppstår en dubbelbetalning?

Påminnelsefakturor

• Kunden är sen med den ursprungliga betalningen och betalar sedan även påminnelsen utan att fånga upp att originalfakturan redan är betald.
• Leverantören har börjat med factoring men betalningen görs direkt till leverantören. Då är det hög risk att även påminnelsen som kommer från factoring-bolaget betalas.

Silos i interna system

• En leverantör finns upplagd med dubbla leverantörs-ID i ekonomisystemet. Samma fakturanummer i kombination med olika leverantörs-ID betraktas av ekonomisystemet som unika betalningar, trots att det i verkligheten är samma faktura som betalas två gånger.

Felaktigt tolkad fakturainformation

• Felaktig tolkning av betalreferens. En betalreferens består ofta av en kombination av text och siffror och det är inte ovanligt att betalreferensen då tolkas fel där t.ex. siffran 0 tolkas som bokstaven o etc. Detta gör att en eventuell dubbelbetalning inte fångas av ekonomisystemet.
• Fel värde tolkas som betalreferens. T.ex. kan ett ordernummer, kundnummer, OCR-nummer eller liknande av misstag läsas av som en betalreferens. Detta gör att en eventuell dubbelbetalning inte fångas av ekonomisystemet.
• Manuella fel i hanteringen gör att fakturan registreras med felaktiga fakturauppgifter vilket i ett senare skede leder till en dubbelbetalning som inte fångas upp.

Vad innebär dubbelfakturering?

Dubbelfakturering innebär, till skillnad från en dubbelbetalning, att leverantören har ställt ut två olika fakturor fast med samma innehåll. Av olika skäl missas detta vilket leder till att båda dessa fakturor betalas av kunden. Det finns flera skäl till att dessa felbetalningar uppstår och nedan är de vanligaste orsakerna.

• Kunden har haft åsikter på fakturan och dess innehåll. Leverantören uppdaterar då fakturan och skapar en kreditfaktura internt och skickar en ny debetfaktura till kunden. Kunden får dock inte kreditfakturan, eller missar den, och betalar istället båda fakturorna som ligger i deras system.
• Leverantören skickar av misstag både en pappersfaktura och en e-faktura. I detta fall är det inte ovanligt att fakturanummer skiljer sig och de fångas då inte upp av ekonomisystemen.
• Fakturan skickas först till fel bolag inom koncernen. När fakturan sedan skickas till rätt mottagare så blir båda fakturorna betalda. I detta fall kan fakturan innehålla samma leverantör, belopp och betalreferens men ekonomisystemet kommer ändå inte fånga dubbletten då de enbart kontrollerar för dubbletter inom samma bolag.

Varför missas dubbletter ofta av affärssystemens inbyggda kontroller?

Vi har varit inne på en del av orsakerna redan och det finns ett flertal skäl till att dubbletter inte fångas. Grundorsaken för samtliga av dessa är dock den samma, att kontrollen som görs av ekonomisystemen helt enkelt inte är tillräckligt omfattande. I de allra flesta fall består kontrollen av att systemet säkerställer att två betalningar, från ett och samma bolag, inte har både ett identiskt leverantörs-ID och faktura-ID. Men som ni förstår från punkterna ovan så är det inte tillräckligt för att fånga de dubbelbetalningar och dubbelfakturor som är mer komplexa. Sammanfattat kan man säga att ekonomisystemen är bra på att fånga “vanliga” dubbletter dvs. de fall där man helt enkelt registrerat samma faktura två gånger med exakt samma fakturainformation. För alla övriga fall är det nödvändigt att ha en ytterligare och mer avancerad kontroll.

Vad är Betalkontrolls “secret sause”?

Vi är väldigt stolta över att ha en marknadsledande produkt för denna typ av kontroller och det har också varit ett tydligt fokus för oss sedan dag ett. Tyvärr kan vi ju inte gå in på vår lösning i detalj i detta blogginlägg men vi delar gärna med oss kring hur vi arbetar för att fånga dessa mer komplexa dubbelbetalningar och dubbelfakturor.

Analysera grundorsaker till felbetalningar

Vi har listat ett par av dessa ovan och det finns såklart ännu fler. I dialog med våra kunder har vi under åren kunna anpassa våra befintliga kontroller och även adderat nya för att fånga upp de felbetalningar som kunderna stöter på. För att fånga en dubblettbetalning räcker det inte att enbart kontrollera leverantörs-ID med faktura-ID utan även att kontrollera de varianter som kan dyka upp genom manuella eller maskinella fel.

Ta bort data-silos som naturligt finns i ett ekonomisystem

Inom stora organisationer och ekonomisystem så skapas naturligt silos. Detta är helt nödvändigt för att verksamheten ska fungera effektivt men det skapar utmaningar när det kommer till att kontrollera betalningar som görs från olika delar av organisationen och systemet. Med hjälp av ett externt system som kan samla flera juridiska enheter så skapas möjlighet för denna typ av kontroll.

Trimma analysen efter användarens behov

Det är inte svårt att bygga ett system som varnar för alla potentiella dubbelbetalningar. Utmaningen ligger snarare i att fånga den absoluta majoriteten av fel utan att varna på ett stort antal betalningar som är korrekta. Detta är vår kärna och det som vi kallar “skarpa varningar”. I Betalkontroll kan användaren styra varje enskild parameter och vi kan även trimma systemet för att rensa bort onödiga varningar. Över tid blir vårt system smartare och varnar bara då det faktiskt behövs.

En smartare kontroll som sparar tid och pengar

Något som vi fortfarande möter i dialog med potentiella kunder är att man tror att man redan har en fungerande kontroll av dubbelbetalningar och dubbelfakturor genom sitt ekonomisystem och det är i de flesta fall också sant. Nästan alla ekonomisystem har en kontroll men det som inte alltid är tydligt är vad som faktiskt kontrolleras – och kanske ännu viktigare – vad som inte kontrolleras. Som i så många andra fall så finns djävulen i detaljerna. Och det är just med de detaljerna i åtanke som vi på Betalkontroll fortsätter att utveckla våra kontroller – för dubbelbetalningar, dubbelfakturor och allt annat kopplat till betalningar. Genom smartare kontroller hjälper vi våra kunder att spara både tid och pengar, för det är få saker som är en så dålig affär som att betala sina leverantörer två gånger för samma köp.