Transaktionsanalys som skapar trygga betalningar och en stärkt internkontroll

Om Axfood

Axfood är ett av Sveriges ledande dagligvarubolag och den näst största aktören på marknaden. Koncernen består av flera välkända kedjor däribland Willys, Hemköp och Dagab, som tillsammans når omkring 5 miljoner kunder varje vecka genom nästan 400 egenägda butiker, e-handel och drygt 700 handlarägda butiker.

Med över 15 000 årsanställda och en nettoomsättning på mer än 80 miljarder kronor, utgör Axfood en central del av svensk dagligvaruhandel. Varje vecka passerar tusentals leverantörsfakturor genom Axfoods ekonomifunktion – ett komplext flöde som kräver hög precision, spårbarhet och effektivitet för att säkerställa trygga betalningsprocesser i koncernen.

Utmaning: Från manuella kontroller till automatiserad trygghet

Innan Betalkontroll infördes genomfördes vissa kontroller via grundsystemet. Betalkontroll kompletterar den befintliga dubblettkontrollen och ger ett extra skyddslager genom att samla och automatisera fler kontroller i ett och samma flöde.

Med över 15 bolag i koncernen ställs höga krav på säkerhet, spårbarhet och kontroll i betalningsprocessen. Det handlar inte bara om att betalningarna ska ske i tid, utan också om att minimera risken för felaktigheter och säkerställa att alla leverantörer uppfyller rätt ekonomiska villkor.

För Karolina Sandell, redovisningsekonom, och Lena Andersson, ekonomiassistent på Axfood, har Betalkontroll blivit ett värdefullt verktyg som både effektiviserar arbetet och skapar trygghet i det dagliga betalningsflödet.

Lösning: Daglig kontroll och snabb reaktion

Transaktionsanalys

Axfood använder Betalkontroll för att automatisera centrala moment i betalningsprocessen – från att fånga dubbletter till att sätta beloppsgränser på både bolags- och leverantörsnivå. Det är särskilt värdefullt vid återkommande stora betalningar, som till exempel hyresbetalningar.

Systemet identifierar dubbletter redan innan betalningen går iväg, vilket både sparar tid och minskar risken för hanteringsavgifter från leverantörer. Tid som tidigare lades på manuella granskningar har nu frigjorts till mer värdeskapande arbete inom ekonomifunktionen.

”Nu fångas dubbletter upp direkt i systemet innan betalningen går iväg. Det sparar tid och minskar risken för hanteringsavgifter från leverantörer.” säger Lena Andersson.

Löpande kontroll av leverantörer

En viktig del av arbetet på Axfood är att säkerställa att alla leverantörer uppfyller rätt ekonomiska och legala krav. Vid varje transaktion görs därför kontroller av bland annat momsregistrering, F-skatt och varningslistor för att minimera riskerna.

”Det är ju egentligen på nya leverantörer som kontroll genomförts tidigare. Förändringar som sker under tiden har inte fångats upp men det görs idag med hjälp av Betalkontroll.” berättar Lena Andersson.

Betalkontroll har också blivit en naturlig del av Axfoods dagliga rutiner. Varje morgon inleds med att teamet går igenom varningar och notifieringar i systemet, vilket gör det möjligt att snabbt agera vid förändringar exempelvis när en leverantör förlorar sin F-skattestatus.

Resultat: Tidsbesparing, trygghet och bättre kontroll

Sedan implementeringen 2023 har Betalkontroll bidragit till att göra arbetet både enklare, säkrare och mer effektivt. Den automatiserade hanteringen har frigjort tid och gett ekonomifunktionen bättre förutsättningar att fokusera på mer strategiska uppgifter.

Den flexibilitet som Betalkontroll erbjuder gör att lösningen passar Axfoodgruppens olika bolag. Det visar hur rätt digitalt stöd kan skapa både trygghet och effektivitet i en stor organisation.

Även samarbetet med Betalkontroll beskrivs som positivt och lösningsorienterat.

”Jag har en väldigt positiv upplevelse. Jag har haft kontakt med flera av er och alltid fått svar. Det känns väldigt tryggt och professionellt.” säger Karolina Sandell.

Med Betalkontroll har Axfood fått ett automatiserat skyddsnät som minskar risker, frigör tid och skapar trygghet i hela betalningsflödet från första leverantörskontroll till slutgiltig transaktion.

För att få veta mer om hur Betalkontroll™ kan hjälpa ditt företag kan du boka en personlig demo.