Så stärkte Järfälla kommun sin internkontroll och stoppade bluffakturor med Betalkontroll

Bakgrund

Järfälla kommun är en expansiv kommun i Stockholms län. Den snabba befolkningsökningen och stadsutvecklingen ställer höga krav på kommunens organisation och administrativa strukturer. 

Med omkring 4 400 anställda och cirka 150 000 utbetalningar per år är Järfälla kommun en omfattande verksamhet med många leverantörer, förvaltningar och betalningsflöden. Denna komplexitet kräver robusta och effektiva ekonomiprocesser för att säkerställa trygg, korrekt och hållbar hantering av offentliga medel. 

Utmaning – förebygga bluffakturor och minska organisatorisk risk

En central roll i detta arbete har Jahan Hashemi, leverantörsreskontraansvarig och interncontroller. Hans uppdrag är att effektivisera leverantörsreskontran, säkra betalningsflödet och stärka den interna kontrollen i hela organisationen. 

Som Jahan själv beskriver det: 

“Stora organisationer är mer sårbara. Det är fler människor inblandade och ibland vet inte vänsterhanden vad högerhanden gör.” 

Kommunen hade redan en tydlig medvetenhet om risker kopplade till bluffakturor och bedrägerier. Samtidigt var stora delar av kontrollarbetet manuellt, vilket gjorde processen både tidskrävande och sårbar i en växande organisation. 

Leverantörer behövde sökas upp och verifieras, underlag hanterades för hand och systemstödet för att upptäcka dubbletter eller avvikelser var begränsat. 

Ett leverantörsupplägg kunde ta 5–10 minuter, och vid hög belastning ökade både tidsåtgången och risken för fel särskilt vid stress eller frånvaro. 

Samtidigt ville kommunen säkerställa att fyrögonsprincipen efterlevdes, att ingen enskild person kunde kontrollera hela kedjan och att internkontrollen var tydlig och spårbar inför revision. 

“När man är ensam och stressad kan man göra fel. Det är mycket som kan hända.” 

Behovet var tydligt: ett mer systematiskt och säkert arbetssätt för att förebygga bluffakturor och minska organisatorisk risk. 

Lösning – systemstöd som täcker hela leverantörsreskontran

För att möta behovet av en säkrare och mer effektiv betalningsprocess inledde Järfälla kommun ett samarbete med Betalkontroll för två år sedan. Genom tjänsterna Transaktionsanalys, Leverantörskontroll och en Integration till kommunens ERP-system Raindance kunde automatiserade kontroller byggas in i hela betalningskedjan. 

Implementeringen beskrivs som snabb och smidig, med nära samarbete och löpande dialog mellan kommunen och Betalkontrolls team. 

“Det jag gillar är att Betalkontroll anpassar sig efter kunden – inte tvärtom.” 

Betalkontroll används idag som ett systemstöd som stärker processen från första leverantörsupplägg till slutlig utbetalning. Lösningen omfattar bland annat: 

• kontroll vid leverantörsupplägg 

• automatisk upptäckt av bluffakturor och dubbletter 

• verifiering av F-skatt, sanktionslistor, bolagsstatus mm.  

• stöd för fyrögonsprincip och spårbarhet 

Järfälla kommun arbetar med en central leverantörsreskontra, där flödet nu är säkrat genom både interna rutiner och Betalkontrolls automatiserade verifieringar. 

“Vi har tagit nästan hela kedjan – från upplägg till löpandekontroll till betalning. Nu är vi med i hela processen.” 

Resultat – Tidsbesparing, trygghet och starkare internkontroll

Med Betalkontroll har Järfälla kommun effektiviserat leverantörsreskontran och stärkt kontrollen i hela betalningskedjan. 

Kontroller som tidigare tog upp till 1,5 timme genomförs idag på cirka 20 minuter. Under 2025 stoppades bluffakturor motsvarande upp till 35 000 SEK, tillsammans med ett stort antal dubblettbetalningar. 

Genom integrationen till Raindance kan nya leverantörer nu läggas upp och godkännas på bara några minuter jämfört med tidigare 5–10 minuter per upplägg. Samtidigt upptäcks avvikelser automatiskt, med förbättrad spårbarhet inför revision. 

Processen är idag tekniskt säkrad och mindre personberoende, vilket skapar större kontroll och en tryggare arbetsmiljö. 

När Jahan får frågan vad han skulle säga till en organisation som överväger ett samarbete med Betalkontroll är svaret tydligt: 

“Det är ett bra system, kostnadseffektivt och anpassat för både små och stora organisationer.” 

Idag rekommenderar Järfälla kommun Betalkontroll till andra kommuner och organisationer oavsett storlek.