Betalfil och betalförslag – vad är skillnaden och hur används de i en transaktionsanalys?
Vad är en betalfil?
En betalfil är en digital fil, oftast i formaten XML eller TXT, som innehåller strukturerad information om en eller flera betalningar som ett företag eller en organisation vill genomföra. Filen exporteras från verksamhetens ekonomisystem och skickas sedan till banken och/eller bankgirot för exekvering. Det exakta innehållet kan skilja men en betalfil innehåller normalt information om avsändare, mottagare, belopp, valuta, betaldatum, betalmetod och en referens. Betalfilen möjliggör effektiv och automatiserad hantering av utbetalningar, såsom leverantörsfakturor, och är en central del i moderna ekonomisystem. Det är också betalfilen som vi på Betalkontroll normalt sett använder för vår transaktionsanalys där vi genomför ett stort antal kontroller på varje enskild trasaktion. Men det finns alternativ till betalfilen som kan ge ytterligare möjligheter och ligga till grund för en än mer omfattande transaktionsanalys – nämligen ett betalförslag.
Vad är ett betalförslag?
Alla verksamheter som gör en större mängd betalningar använder sig av en betalfil för att kunna genomföra betalningar i bulk. Däremot är det inte alla som använder sig av betalförslag. Ett betalförslag är en preliminär sammanställning av betalningar som man planerar att göra. Förslaget genereras i ekonomisystemet och kan se olika ut beroende på ekonomisystem och uppsättning. Syftet med att ta ut ett betalförslag är att ge verksamheten ett underlag för granskning och godkännande innan den “skarpa” betalfilen skapas och skickas till banken. Till skillnad från betalfiler så erbjuder ett betalförslag stor flexibilitet i vilken data som inkluderas. Vanligtvis inkluderas liknande information som i en betalfil men man kan även välja att inkludera ytterligare datapunkter. Detta kan t.ex. vara organisationsnummer för mottagaren eller förfallodatum för betalningen. Med dessa datapunkter så kan en djupare transaktionsanalys göras som kan fånga upp fler typer av fel men även användas som underlag för lagstadgad rapportering.
Varför ska man se över möjligheterna att analysera betalförslag?
Nedan är en sammanfattning av några av de fördelar som finns med att göra transaktionsanalysen på ett betalförslag.
Gör transaktionsanalysen i ett tidigt skede
Genom att analysera ett betalförslag så har man möjlighet att agera på felaktigheter redan innan betalfilen skapas. I många fall kan det förenkla hanteringen och spara tid då man slipper göra justeringar i den skarpa betalfilen. Beroende på ekonomisystem och bank kan det ibland vara svårt att göra enskilda justeringar i en betalfil utan det kan då krävas att den makuleras helt vilket skapar onödig administration.
Analysera underliggande betalningsmottagare vid användning av factoring
Genom att inkludera organisationsnummer i betalförslaget så kan man genomföra en analys av den slutgiltiga mottagaren av en betalning – detta även om mottagaren använder sig av factoring.
Kontrollera bank- och postgironummer
Med ett organisationsnummer, som komplement till gironummer, i betalförslaget så kan man kontrollera att betalningen görs till rätt bank- eller postgiro. Detta genom att säkerställa att organisationsnumret finns registrerat på det gironummer som uppges i betalförslaget.
Analys av betalningstider
Genom att inkludera information om både faktisk betaldag och förfallodag så kan man analysera faktiska betalningstider. Med denna information kan vi på Betalkontroll sedan generera det underlag som större bolag årligen behöver rapportera in till Bolagsverket – detta enligt Lag (2022:70) om rapportering av betalningstider. Lär mer om rapportering av betalningstider här.
Ökad flexibilitet och bättre intern analys
I och med att betalförslaget är ett internt dokument vars syfte är att möjliggöra intern kontroll och analys så finns det stor flexibilitet i dess utformning. Betalförslag berörs inte heller av regulatoriska förändringar och standarder på samma sätt som betalfilen och man kan då som verksamhet känna sig trygg i att man även i fortsättningen kommer kunna göra samma analys. Ett exempel på denna typ av förändringar är övergången till ISO 20022 som ni kan läsa mer om här. Över tid kan man sedan addera information till sitt betalförslag och på så sätt utöka sin transaktionsanalys efterhand som verksamhetens behov förändras.
Vilka frågor bör verksamheter ställa sig kopplat till transaktionsanalys?
Det första steget, som en del verksamheter fortsatt inte tagit, är att överhuvudtaget genomföra en automatiserad transaktionsanalys. Det är inte helt ovanligt att man fortsatt lägger mycket tid på ekonomiavdelningar på manuella kontroller som hade kunnat göras snabbare och bättre med ett systemstöd. Att göra betalningar i bulk utan att genomföra en ändamålsenlig transaktionsanalys är en onödig risk att ta oavsett vilken verksamhet man bedriver.
Nedan är ett par frågor som alla verksamheter bör ställa sig vad gäller transaktionsanalys och användningen av betalförslag och betalfiler:
- Vilken typ av transaktionsanalys genomför vi idag?
- Vilka kontroller genomför vi och gör vi alla kontroller som är relevanta för vår verksamhet?
- Har vi undersökt möjligheten att genomföra analysen på betalförslag?
En automatiserad process som sparar tid, ökar säkerheten och minskar risken för fel
När verksamheter överväger att automatisera interna processer så görs ofta en avvägning mot risken att tappa kontroll och översikt av arbetet. När det kommer till automatiserad transaktionsanalys är förhållandet istället det motsatta. När en verksamhet har tillräckligt stora betalvolymer så är det omöjligt att behålla en bra översikt över processen enbart genom manuell hantering. Med hjälp av systemstöd såsom Betalkontroll kan man behålla kontrollen och samtidigt säkerställa att felaktiga betalningar fångas upp. Andra aspekter av automatiseringen såsom loggbok, checklistor, säker filhantering etc. minskar också risken drastiskt för interna handhavandefel och potentiella bedrägeriförsök.