Kundberättelse Tyresö kommun

Tyresö kommun har använt Betalkontroll i drygt ett halvår. Idag är det 7 användare plus en robot som arbetar aktivt i Betalkontroll. Ytterligare några har inloggningskonto men arbetar inte lika regelbundet.

Vi fick en kort pratstund med Veronica Levén, systemförvaltare på Tyresö kommun, för att höra hur hon upplevt första tiden med Betalkontroll.

Vad var den mest uppenbara fördelen ni kände att Betalkontroll erbjöd innan ni tog beslutet att välja Betalkontroll?
Den mest uppenbara fördelen för oss var att vi nu kunde flytta kontrollen av leverantören från när fakturan betalas till direkt när fakturan inkommer.

Vilka problem och utmaningar ledde till att Tyresö valde Betalkontroll?
Vi valde Betalkontroll för att få en kontroll i ett tidigare skede i fakturahanteringen och på så sätt få bättre koll på vilka vi betalar till innan fakturan går för betalning. Vi tycker att Betalkontroll är betydligt mer användarvänligt för den här typen av kontroller än vår tidigare lösning. Valet av Betalkontroll innebar också en lägre kostnad mot tidigare lösning.

Ni använder er av funktionen ”Sök Företag” i Betalkontroll för att söka, kvalitetssäkra och lägga upp nya leverantörer i ert leverantörsregister. Vill ni beskriva kort hur det går till och hur ni upplever att det fungerar? Vilka är fördelarna med det arbetssättet?
När vi får in fakturor från leverantörer som inte finns upplagda i vårt leverantörsregister sedan tidigare söker vi fram leverantören i Betalkontroll genom att använda funktionen ”Sök Företag”. Vi kontrollerar då att leverantören inte har några varningar samt att angivet giro på fakturan finns registrerat på leverantören. I det fall leverantören är ok anger vi ett antal interna värden som vårt affärssystem kräver för att leverantören ska kunna registreras i vårt leverantörsregister. Därefter lägger vi till leverantören i Betalkontrolls leverantörsregister genom ett enkelt knapptryck. Då går det iväg ett mail till vår robot som baserat på den information som redan finns i Betalkontroll samt den information vi fyllt i bland våra interna värden registrerar leverantören i vårt affärssystem.

Skulle leverantören ha varningar utreder vi dessa innan vi registrerar leverantören. En utredning kan handla om att ta kontakt med Skatteverket eller leverantören för att få svar beroende på vad Betalkontroll varnar för. Ibland tar vi även hjälp av vår upphandlingsenhet eller Betalkontrolls support.

Den största fördelen vi ser med att arbeta på det här sättet är att vi dels får bättre kontroll på att vi faktiskt betalar till rätt företag och dels att kontrollen av leverantören sker så fort vi fått fakturan istället för, som tidigare, då vi hade den här kontrollen först när betalningsuppdraget skickades till banken.

Hur upplevde ni vår onboardingprocess/implementeringen av Betalkontroll?
Vi tycker att det fungerade smidigt och flöt på bra. Det gick snabbt att implementera och vartefter vi började använda Betalkontroll och upptäckte att vi saknade något eller hade frågor så blev det snabbt åtgärdat och besvarat.

Hur upplever ni vår support?
Betalkontrolls support är en av de bästa supporter jag haft att göra med. Ärendena besvaras och åtgärdas oftast samma dag. I de fall där det krävs utredning från deras sida får du veta det samma dag samt att de återkopplar och håller dig uppdaterad löpande. De tar gärna emot utvecklingsförslag och i bästa fall kan det komma med redan till nästa versionssläpp. Har du anmält något som kräver utveckling så får du också återkoppling på när det finns tillgängligt.

Är du intresserad att veta mer hur Betalkontroll kan bidra till ökad internkontroll på ditt företag? Kontakta oss idag så berättar vi mer.