Dubbelbetalningar – Fem orsaker till varför de inträffar

Felaktiga betalningar av leverantörsfakturor sker i stort sett hos alla företag och organisationer. I vissa fall upptäcker leverantören detta och rättar den felaktiga betalningen, men långt ifrån alla gör det. Nedan listar vi de fem vanligaste orsakerna till varför dubbelbetalningar inträffar.

1. Leverantören använder factoringbolag

En befintlig leverantör börjar använda ett factoringbolag men betalningen görs trots detta till leverantörens gironummer. Resultatet blir att en betalningspåminnelse skickas från factoringbolaget som också den betalas ut. Ekonomisystemet varnar inte pga. två olika leverantörs id.

2. Dubbla leverantörs id

En leverantör finns upplagd med dubbla leverantörs id. Samma fakturanummer i kombination med olika leverantörs id betraktas av ekonomisystemet som en unik betalning, trots att det är samma faktura som betalas ut två gånger.

3. Felaktigt tolkad betalreferens

Betalreferenser kan bestå av bokstäver och tecken i kombination med siffror. Tolkningen av betalreferens blir i dessa fall ibland felaktig där endast en del av betalreferensen blir tolkad. Tas fakturan av någon anledning in i systemet på nytt är det stor risk att tolkningsprogramvaran tolkar betalreferensen på annat sätt. Det resulterar i två unika betalreferenser som ekonomisystemet släpper igenom utan varning.

4. Avvikande värde tolkat som betalreferens

I samband med att en leverantörsfaktura tolkas sker ibland en feltolkning av betalreferens. Ordernummer, kundnummer, ocr-nummer är exempel som kan bli tolkade som betalreferens. Hanteras fakturan på nytt med korrekt betalreferens ses dessa som olika fakturor i ekonomisystemet och går igenom utan varning.

5. Skannad- och e-faktura

Dubbla fakturor skickas från leverantören. Leverantören skickar både en pappersfaktura och en e-faktura. Det är inte ovanligt att fakturanumren skiljer sig och risken är stor att dessa båda fakturor betalas ut.

Betalning avseende samma vara/tjänst betalas från två olika bolag inom koncernen.

Ytterligare en orsak till dubbelbetalning är att koncernen betalar samma faktura från två av sina dotterbolag. Även om både leverantör, belopp och betalreferens är de samma så kontrollerar affärssystemet endast duplikat inom det specifika bolaget.

Om författaren

Mathias Grahn har jobbat i över 10 år med transaktionsanalyser och summerar här de vanligaste orsakerna till dubbelbetalningar.

Är du intresserad av att veta vilka felbetalningar ditt företag har gjort under de senaste 12 månaderna? Just nu erbjuder Betalkontroll™ en kostnadsfri analys av er betalhistorik där bl.a genomförda dubbelbetalningar identifieras.