Dubbelbetalningar

En dubbelbetalning innebär att samma faktura hanteras och betalas vid två tillfällen. I princip alla affärssystem har idag kontroller för att fånga dubbelbetalningar. I regel går dessa kontroller ut på att det endast får finnas en unik kombination av leverantörs ID och faktura ID. Dessa kontroller fångar en del av de situationer som annars riskerat bli en dubbelbetalning. Det finns dock flera orsaker till varför samma faktura betalas två gånger och dessa fångas inte alltid av affärssystemens kontroller. Det kan bland annat vara att man är sen med betalningen och får en påminnelse som även den betalas. Det kan även bero på att leverantören har börjat använda sig av factoring men betalningen man gör går direkt till leverantören. Det får till följd att factoringbolaget skickar en påminnelse som sedan betalas den också. Ingår man i en koncern kan även orsaken vara att fakturan har gått till fel bolag och sedan skickas till rätt bolag och betalas av båda bolagen.

Dubbelfakturering

En annan variant av felbetalning är dubbelfakturering. Till skillnad från dubbelbetalning, då det är samma faktura som betalas två gånger, så innebär dubbelfakturering att leverantören har ställt ut två olika fakturor men med samma innehåll. Detta kan givetvis inträffa om leverantören av misstag skickar faktura för samma tjänst/produkt två gånger. Det inträffar men det vanligaste exemplet är när man har haft synpunkter på fakturan, t ex en felaktig referens, och återkopplar till leverantören att de ska åtgärda detta. Leverantören skapar då en kredit som de intern kvittar i sina system och sedan skapar en ny debet som skickas till kunden. Kunden får aldrig kreditfakturan men sitter med två fakturor som avser samma sak i sitt system. Här föreligger det en risk att båda dessa fakturor betalas.

Faktura – risker och åtgärder

Tolkning/registrering

Förutom dubbelbetalningar och dubbelfaktureringar så finns det en del varianter av felbetalningar som hänger ihop med tolkningen av fakturorna. Dvs när fakturorna tas in i systemet så sker en feltolkning. Bland dessa kan vi räkna in överbetalningar, dvs fakturabeloppet blir för högt p.g.a att en siffra blir fel eller öresavskiljaren missas och det blir två nollor för mycket. Fel valuta, dvs en SEK faktura hanteras som en EUR faktura samt en kreditfaktura tolkas som en debet och man betalar istället för att få tillgodo.

Kontering/attest

Som nämndes tidigare så har affärssystemen stöd för att fånga t ex dubbelbetalningar. Dessa är inte alltid tillräckliga och därför vilar ett tungt ansvar på attestrutinen som finns uppsatt hos företaget. Ofta är det den första attestnivån, dvs beställaren av tjänsten eller varan som det ställs höga krav på. Missar vederbörande att samma faktura eller innehåll kommer två gånger, ibland med veckors mellanrum, så är sannolikheten låg att något av de efterföljande attestanterna ska upptäcka detta. Förlita er inte på att attestrutinen ska fånga alla typer av avvikelser. Attestrutinen ska ha som främsta syfte att godkänna inköpet, dvs säkerställa att det som fakturan avser är en tjänst eller vara som är beställd och mottagen. Övriga avvikelser måste förebyggas med andra typer av kontroller som bör automatiseras och vara mer specifika.

Betalkontroll™ analyserar leverantörsbetalningar i realtid och varnar vid potentiella felbetalningar. Hantera och stoppa felaktiga betalningar innan de inträffar. Anslut enkelt och kostnadsfritt idag!